あなたの仕事に関する履歴を整理して記述するものが「職務経歴書」です。
職務経歴書は、あなたがどんな経験を積み、どんな実績を上げてきたか、あなたのもっているスキルや知識・ノウハウ、職業人としての成長過程を採用担当者に訴えることが目的となります。
たとえ、あなたに肩書きや資格がなくても、職務経歴書をうまく書く事ができれば、「職務を遂行するうえで役立つ能力がある」ということをアピールできるのです。
今回は、転職を成功させるための、受かる職務経歴書の書き方を解説します。
職務経歴書は、あなたのスキルや実績を理解してもらう強力なツールです。力を入れてしっかりと取り組みましょう。
目次
職務経歴書は一番大事な応募書類
転職の応募書類には、大きく分けて、履歴書、職務経歴書、自己PR文書の3つがあります。履歴書は基礎的な書類、自己PR文書は仕事への意欲や人物面をアピールする書類です。
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そして、職務経歴書こそが、スキルと職歴を客観的に示す重要書類です。
最初に、応募者の大多数が書類選考で落とされるという事実を認識しましょう。企業によって異なりますが、約9割を書類審査で振り落とす企業もあるくらいです。
特に、大企業や人気企業では応募者が多くなるため、物理的にも書類選考が厳しくなります。それだけ、応募書類は重要なのです。
応募書類は、応募先企業に自己PRをする道具と考えましょう。ですから、少しでも他の応募者と差が出る内容にしたいものです。
そのためには、書式などの一定のルールは守っても、マニュアル通りの内容にしないこと。いかに工夫を凝らして、自分の熱意を具体的に伝えられるか大切となります。
職務経歴書は、自分のキャリアやスキル、学習している内容などを詳細に伝えて、具体的な業務知識や貢献できる能力をアピールする書類です。
企業も一番注目するものです。勤務先の会社名や部署名、役職などは履歴書の「職歴欄」でもわかるので、職務経歴書には、より実務に即した内容を盛り込みます。
例えば、「コンピューターによる文書作成」では不十分で、使用機種、ソフト、文書の種類など、読み手が具体的な仕事内容をイメージできるようにしましょう。
職務経歴書は、何のために書くのか？
職務経歴書とは、これまでどんな会社で、どんな部署で、どんな仕事をしてきたかを一覧にして示すものです。応募者からすれば、職務経歴書は、最大の「自己アピールの場」となります。
企業が中途採用者を選ぶ基準の最大のポイントは、「即戦力になるかどうか」です。どんなに学歴が優秀でも、どんなに人柄がよくても、意欲があっても、実務をこなせる技術や知識がなければ、採用されることは難しいでしょう。
つまり、職務経歴書は、高い競争率を突破するための第一関門と言えます。
企業によっては、履歴書の提出しか求めないところもあります。しかし、とくに指定されていなくても、職務経歴書は履歴書と一緒に提出するようにしましょう。
職務経歴書には、自分を売り込めるチャンスがたくさん詰まっています。そのチャンスを自ら放棄する選択肢はありません。
企業は職務経歴書のどこを見るのか？
採用担当者が職務経歴書を読むときに注目するポイントは、次の4つです。
①即戦力となるような知識と技術を持っているか？
応募者のもっている知識とスキル、希望職種が、企業のニーズと合っていれば採用へのステップをひとつクリアしたことになります。
ですから、職務経歴書には、職務内容、実績、資格などをできるだけ詳しく、具体的に書きましょう。採用担当者は常に「この応募者は求めている人材にどれだけ近いのか」を考えているため、企業のニーズとマッチする部分は、より詳しく書いて強調することが大事です。
それ以外のところは簡潔に書くなど、バランスを取る工夫も必要になります。
②仕事への意欲はどれくらいあるか？
職務経歴書の提出を求められて仕方なく書いているのか、積極的に自己アピールをしようとして書いているのかが、職務経歴書には、おのずと表れてしまいます。
それは、そのまま仕事への意欲があるのかないのかの判断材料にもされます。また、企業は、前向きに仕事に取り組んでる人の方を歓迎します。
職歴からキャリアアップの意欲が感じられる人が、有力候補となれるのです。
③表現力、アピール力はあるか？
職務経歴書には、決まった書式がないため、どのように書くかは各自の裁量に任されています。つまり、職務経歴書をどう書くかということ自体が、その人の能力が試されるということです。
見た目が綺麗で的確に知りたいことがまとめてあれば、実務能力があるとみなされるでしょう。自分をアピールする能力は、どんな職種にも必要となってきます。
④未経験者の場合、採用職種のニーズにあった技術や経験をもっているか？
未経験の職種に転職を希望する場合は、これまでの経験のなかから、志望職種のニーズにあったもの、またはできるだけ近いものをピックアップして、それが強調されるような書き方をしましょう。
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転職でポテンシャル採用はないと心得る
中途採用は新卒採用とは違い、募集部門のトップとなる「あなたの上司になる」人が目を通します。つまり、採用にあたって、どんな仕事をしてほしいかが明確で、新卒採用のように「秘めた能力や可能性で採用される」ケースはまれなのです。
そこで、採用担当者が考えているのは、「自分の望む知識や経験を持っている人材かどうか」ということです。これは、履歴書レベルでは知ることができません。
さらに詳細な”職歴の内容・レベル”、”備わっているスキル・能力”に焦点があてられます。これらのことをふまえて、相手に会いたくさせる職務経歴書に仕上げるためには、次の２つのポイントが重要になります。
一つは、「相手のほしい情報が顕在しているかどうか」です。つまり、短時間で必要な情報が読み取れる職務経歴書になっているかということです。
もう一つは、「仕事の具体的な経験・能力が見えるようになっているか」です。単に「○○会社で営業経験３年」では、具体的な仕事の中身がまるで見えてきません。
どのような業種で、どんな商品を、どういう手法で営業してきたのか、また、その経験が応募先の企業でどう活用できるのか、まで見える職務経歴書を目指すことが大切です。
決まった書式がない分、創意工夫で差がつく職務経歴書
職務経歴書に、決まった書式はありません。そのため、内容が似たものでも、読みやすさで評価に差がつく場合が少なくないのです。
その意味では、市販の職務経歴書を使って手書きするよりも、パソコンで自作することをおすすめします。全体のまとめ方や見出しのつけ方、レイアウト、文字の大きさや書体も考えて、必要なら表組にするなどの工夫をしましょう。
参考書式は、大きく分けて３つあります。まず、最もポピュラーなものが、時系列で経歴を示す「編年体式」です。経理畑一筋など、経歴内容に変動が少ない人に向いています。
キャリアの長さによっては、直近からさかのぼって書く方法を取るのもアイデアのひとつです。
二つ目が、業務分担や担当プロジェクトなどでまとめる「キャリア式」です。強調したい経歴内容に焦点を当てやすいのが特徴です。目次のような時系列一覧をつけると、履歴書の職歴欄とも照合しやすくなります。
三つ目が、自分流の「フリースタイル式」です。編年体式やキャリア式をアレンジするだけでなく、表組にしたり、”自分の売り”に注目してもらうためにグラフやチャート図などで視覚効果をねらうのもありでしょう。
職務経歴書に欠かせない4大要素
職務経歴書の書式は、基本的に自由です。とはいえ、採用側に訴えるものにするには、盛り込む内容はおのずと決まってきます。
①職務要約
あなたのキャリアの概要を、簡潔にまとめる項目です。どんな業種・企業で、どのような業務に従事してきたのかを端的に、シンプルにまとめます。
いわば、職務経歴書全体の”あらすじ”のようなものです。自分の仕事にキャッチフレーズをつけたらどうなるかを意識しながら、100字以内にまとめましょう。
②職務経歴
基本的には時系列に従って、あなたの職歴を具体的に書き出す部分です。まず在職期間、会社名、会社の規模（資本金、従業員数など）、会社の事業内容などを記し、どんな業界のどのような会社に勤務してきたのかを明らかにします。
そして、その会社でどのような仕事をしてきたのかを具体的に表現します。単に「○○部に配属」ではなく、そこでの実際の仕事ぶりが相手に伝わるように工夫しましょう。会社の規模や実績などは、数字で示すと分かりやすくなります。
③活かせる経験・知識・能力
その職務経歴の中で、あなたがどんな経験をして、どの程度の知識や能力を得てきたのか、また、応募先の企業でそれをどう活かせるのかを箇条書きでアピールします。
いわば、応募先企業とあなたの接点を伝える項目です。PCスキルをただ書くだけではなく、「煩雑な業務に優先順位をつけ、性格かつ迅速に処理する力」といった自分の能力や姿勢も、接点と考えて書くと一層効果的です。
④自己PR
以上をふまえ、応募先に自分をアピールする部分です。志望動機や意欲を盛り込み、採用担当者に訴える文章にします。「○○ができます」「○○の経験を○○に活かせます」などの歯切れの良い文章にしながらアピールしましょう。
また、志望理由や経歴のブランクなどのフォローにも使えます。
転職に成功するための通る「職務経歴書」作成の3ステップ
職務経歴書の完成形は「A4サイズ1枚」が基本になります。職歴の多い人は2枚になってもOKですが、採用担当者のほとんどが、3枚以上になると煩雑さを感じて、読む気が起きなくなってしまいます。
ただし、下書きの段階では、当然多くてもかまいません。職務経歴書を書くということは、あなたの仕事の歴史を総ざらえすることです。
時系列に従って、どんな会社で、どのような仕事に携わってきたのかを詳細に書き出してみましょう。キャリアの長い人なら4～5枚になってしまうかもしれません。それらを素材に、よりアピール度の高い職務経歴書へと”加工”していきます。
それでは、良い職務経歴書とは、一体どういうものなのでしょうか？
それは、ズバリ「よいビジネス文書」です。見やすく、分かりやすく、要点が簡潔にまとめられている文書になっているかどうかがポイントになります。
職務経歴書は、読み込んで理解させる書類ではありません。箇条書きで簡潔に、キーワード化してイメージしやすく、具体的な仕事の経歴がコンパクトに十分な情報としてまとまっている。それが、職務経歴書のベストな形です。
職務経歴書をまとめる3ステップ
①職歴の総ざらえ
▼自分の職歴を詳細に書き出す
いつ・どこで・どんな仕事をしてきたか、またその成果・結果はどうかったかなどを細かいところまで思い出しながら自分の職歴を振り返ります。
↓
②職務経歴書の形にする
▼職務経歴書の項目に落とし込む
応募先の会社が求める経験やスキルに合致しそうなものを中心に抽出し、職務経歴書のフォーマットに落とし込んでいきます。
↓
③簡潔に整理してみる
▼A4サイズ1～2枚にまとめる（パソコンで横書き）
ビジネス文書として、読んでわかりやすい簡潔な文書にまとめます。主観的な部分はできるだけ、数字などを用いて客観的に分かりやすくなるように心がけましょう。
さいごに
職務経歴書は、転職の成功を左右する大事な書類です。今回の記事を参考に、丁寧に職務経歴書を仕上げ、転職を成功させましょう。
とはいうものの、転職活動を、自分自身で全ておこなうことは、なかなか大変なことです。
特に、働きながら転職先を探す場合、時間がとれずに、職務経歴書を丁寧に仕上げることが困難になってしまったり、志望先の会社についてのリサーチや、自分自身の希望の棚卸をする時間が取れません。
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