退職するなら出しておきたい「挨拶状」。なぜ必要？どうやって書けばいいの？

退職する際に、出しておきたいのが「挨拶状」です。

「挨拶状」とは、退職が決まったときに、社内外でお世話になった人たちに「退職する」ことを知らせるお礼状のことです。

「そんなもの出す必要があるの？」と思う人もいるかもしれませんが、在職中にお世話になった人たちへのお礼の挨拶という意味もありますし、これまで仕事で関わっていた人と今後いつどこで出会うかも分かりません。

もしかしたら今後も何かの機会でお世話になることもあるでしょう。そのときのために、あなたが退職することを「挨拶状」できちんと知らせておくのがベストです。

日頃から仕事で懇意にしてくれた社外の人や、親しくしていた人にはもちろんのこと、名刺交換しただけの人、今は連絡をとっておらず疎遠になっている人にもきちんと出しておくことで、付き合いが復活するかもしれませんし、今後の新たな人脈が広がるかもしれません。

付き合いのあったすべての人に対して挨拶状を出しておきましょう。それが今後のあなたの「人的資産」となるかもしれないのですから。

今回の記事では、「退職する際の挨拶状の書き方」と「挨拶状を書くときのポイント」をまとめました。

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挨拶状の書き方

挨拶状を書く際のポイント

挨拶状は、遅くとも退職する１週間前までには送るのがベストですが、退職直前はバタバタして忙しいため、退職前から文面や発送先リストなどを早めに準備しておきましょう。

挨拶状は「退職届（退職願）」と同じように形式的なものなので、以下のポイントを押さえて書いていけば問題ありません。

◆挨拶状を書く際のポイント◆

• できればメールではなく、なるべくハガキで郵送する
• 挨拶状は基本的に、手書きではなくハガキに印刷する
• 退職日、今までのお礼、今後の付き合いのお願いなどを記す
• 転職先や後任者の紹介などを付け加えても構わない
• 発送元（連絡先）は、自宅や、転職先の部署にする（決まっている場合）
• 取引先や上司にはハガキで送付するのが良い
• 同僚や友人など、普段からメールでのやり取りが主な相手の場合はメールでも構わない
• 内容は簡潔に書くこと。ただし、くだけすぎた表現は避ける

 

退職の挨拶状文例

挨拶状の文例をご紹介します。参考にしてみてください。

◆挨拶状メール文例◆

株式会社　○○物産 ○○○○様 お世話になっております。 株式会社○○インターナショナルの情報太郎です。 メールにてのご挨拶で恐縮ですが、○月○日付けで○○インターナショナルを退職することになりました。 在職中は、様々なご支援、ご助言を頂きまして、本当にありがとうございました。 ○月○日より、株式会社○○工業にて勤務することとなりました。 これから新たな決意でスタートしたいと思っております。 今後共、宜しくご指導賜りたく、お願い申し上げます。 情報太郎

 

◆挨拶状ハガキ文例◆

転職先の具体的な社名は、文面には加えないのが基本です。転職先がこれまでの勤務先と同業他社の場合は、顧客がかぶることもあるので、何らかのトラブルになる可能性もありえます。

どうしても知らせたい場合は、余白に手書きで書くか、退職後に改めて挨拶状を送るなど、個別に対処すると良いでしょう。

ただし、転職先が全く別の分野であれば、転職先の社名を入れても構いません。

メールで挨拶状を送信する際の注意点は、BCCで全員に一斉に送信すると、単なる告知の印象があるので、基本文面はコピペでも構わないので、ひとりひとりに送り、個別のメッセージを添えて送信するようにしましょう。

 

さいごに

今回の記事では、「退職する際の挨拶状の書き方」と「挨拶状を書くときのポイント」をご紹介しました。

挨拶状は、お世話になった人たちへのお礼の意味もありますし、これまでに勤務先で築いた人脈を壊さないためにも大切なものです。転職後も何かの機会でお世話になることもあるかもしれません。

社内外でお世話になった人たちに挨拶状を送り、これまでに築いた人脈を大切に今後へと繋げていきましょう。

 

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